전화의 기본 예의 지식은 많은 이해할 만하다

(1)중요한 첫소리

우리가 한 부서에 전화를 하면 상대방이 친근하고 아름다운 인사소리를 들을 수 있으니 마음이 매우 유쾌하게 되어 쌍방의 대화가 순조롭게 전개될 수 있도록 이 부서에 비교적 좋은 인상을 가졌다.

전화에서 자신의 행동을 조금만 주의하면 상대방에게 전혀 다른 인상을 남긴다.

"안녕하세요. 여기는 XX 회사입니다."

그러나 목소리는 또렷하고 듣기 좋고, 발음이 또렷하고, 상대방에게 좋은 인상을 남겼고, 상대는 그 직장에 대한 좋은 인상을 남길 수 있다.

따라서 전화를 받을 때 ‘우리 대표적 이미지 ’라는 의식이 있어야 한다.

전화를 할 때 우리는 좋은 마음을 유지해야 한다. 이렇게 상대방이 너를 볼 수 없어도 환쾌한 말투에서 감염된다. 상대방에게 좋은 인상을 주며 얼굴 표정은 목소리의 변화에 영향을 미칠 수 있기 때문에 전화에도 불구하고 ‘내 ’에 대한 마음을 갖고 대응해야 한다.

전화하는 과정에서 담배를 피우거나 차를 마시거나 간식을 먹으면 절대 안 된다. 게으른 자세라도 상대방은 ‘들을 수 있다 ’고 할 수 있다.

만약 당신이 전화를 할 때 허리를 구부리고 의자에 누워 있다면, 상대방은 당신의 목소리를 듣고 나른하고 기운이 없고, 자세가 단정하고 바른 소리를 내도 친근하고, 활기가 넘친다.

그래서 전화를 할 때 상대방이 보이지 않더라도 상대방이 눈앞에 있는 것처럼 최대한 자신의 자세에 주의해야 한다.

현대스태프 업무가 바쁘다. 테이블 안에는 종종 전화벨소리가 두세 편이 있는데, 전화벨소리를 듣고 신속하게 수화기를 들어야 한다. 세 번 안에 듣는 것이 좋다.

전화벨소리가 한 번 울리면 대략 3초 정도, 오랜 시간 전화를 받거나 방구 등 예의가 없는 편이다. 상대방이 기다릴 때 마음이 매우 조급해, 당신의 직장은 그에게 좋지 않은 인상을 남길 것이다.

전화가 멀리 떨어져도 전화벨소리가 들리자 부근에는 다른 사람이 없다면, 우리는 가장 빠른 속도로 수화기를 들어야 한다. 이런 태도는 모든 사람이 가져야 한다. 이러한 습관은 각 사무실 스태프들이 모두 길러야 한다.

전화벨이 다섯 번 울리면 마이크를 들고 먼저 사과를 해야 한다. 전화가 오랫동안 울리면 전화가'여보세요'라는 소리만 들었을 때 상대방이 불만스러워 상대방에게 열악한 인상을 남길 수 있다.

(5) 열심히 기록하다

5W1H 기교, 5W1H는 ① When 언젠가 ② Who 누군가 ③ Where 어디에서 ④ What훗이 ⑤ Why 왜 이렇게 진행을 하는가.

작업 중 이 자료들은 모두 매우 중요하다.

전화를 받고 전화를 받는 것은 같은 중요성을 가지고 있다.

전화 기록은 간결하면서도 완벽해야 하며 5WIH 기교에 의존한다.

(6)전화의 목적을 알아보다

출근시간 전화는 거의 업무와 관련이 있다. 회사의 모든 전화는 매우 중요하고, 대충대충 해서는 안 된다. 상대방이 찾고자 하는 사람이 없어도 ‘없는 ’이라고 말하며 전화를 끊는 것은 금물이다.

전화를 받을 때도 가능한 한 사유를 묻고 오해를 피해야 한다.

우리는 먼저 상대방이 전기를 보내는 목적을 알아야 한다. 자신이 처리할 수 없을 만큼 진지하게 기록해야 하며, 상대방의 전기 목적을 완곡하게 탐구하고, 일을 그르치지 않고 상대방의 호감을 얻을 수 있다.

(7) 전화 끊기 전 예의

전화통화를 끝낼 때는 일반적으로 전화를 하는 쪽에서 제출한 후에 서로 겸손하게 인사를 하고, 다시 한 번 전화만 끊으면 안 된다.

일을 순조롭게 하는 전화술

(1) 지각, 휴가는 스스로 전화한다.

(2) 외출, 수시로 직장과 연락하다.

(3) 외출 일은 거처 및 전화로 알려야 한다.

(4) 방문 시간을 미루면 사전에 상대방과 연락해야 한다;

(5) 팩시밀리로 파일을 전송한 후 전화로 연락한다.

(6) 동료 집 전화는 다른 사람에게 쉽게 말하지 말라;

(7) 다른 부서의 전화를 빌려 주의해야 한다. 다른 부서의 전화를 빌려 쓰는 것은 일반적으로 10분을 넘지 않는다. 특별한 상황을 만나면 전화를 오래 받지 않으면 상대방의 동의와 양해를 먼저 구해야 한다.