公文書を書く——通知の種類と書き方

選別生試験では、通知は内容と用途によって発行性通知、指示性通知、知照性通知、転送性通知に分けられます。

異なったタイプの通知、その本文の書き方は違っています。主に通知の種類と書き方について詳しく説明します。選抜入試を受ける学生に参考にしてもらいたいです。

1.性通知を発行する。

このような通知は規範的な文書の発表、計画の下達、指導演説の印刷などに用いられます。

タイトルには「配布」という文字が使われていますが、時々「プリント」という文字が使われています。

発表性通知の本文は構成が簡単で、紙面が短いので、一般的には発表対象の名称と実行要求だけを明記しています。例えば、「現在『XXXX』を発表して、XXXX年XX月X日から施行します」あるいは「今『XXXX』を印刷してあなた達に発送します。真剣に実行してください。」

本文の後に直接に印刷と配布の対象で添付します。「添付」の文字は必要ありません。

2.指示的なお知らせ。

このような通知は下級機関に仕事の任務を指示し、配置するために使われる。

本文の構成は、通知缘由、通知事項と実行要求の三つの部分を含む。

最初に、通知を作成する政策法規の根拠または事実の根拠を明確に説明し、簡潔な言語を要約して、行文の必要性を説明します。

主体の部分は指導思想、任務、要求、方法とステップなどを書いて、普通は並列式の構造を採用して、箇条書きにして書いて、小見出しを並べることができて、1段の第1句ごとに中心の文とすることができて、この項の内容を総括します。

最後に通知精神を強調し、徹底実施要求を提出する。

3.通知。

このような通知は、直接に実行または処理する必要がない事項のために使用されます。

例えば、祝祭日の手配、人事任免、機構の設置または調整、印鑑の有効または交換及び会議の開催などは、主にコミュニケーション状況、情報伝達の役割を果たし、送信対象が広く、下級、平級機関に対しても発送できます。

このような通知内容は単一で、紙幅が短いので、一般的に事項に対して評論する必要はなく、文の中では普通直接的な執行要求にも触れない。

4.転送通知。

このような通知は転送に適用されます。

機関に属さない

または下級機関の公文書を批准します。

このようなお知らせの

すべて比較的に短くて、公文書の転送を許可されたことに対する按語です。

その構造は二つの形式があります。一つは発行性通知と似ています。転送されたファイル名と実行要求を明記すればいいです。

もう一つの紙面は長いです。上記の内容以外に、転送指示を加えて、転送されたファイルの内容を差し押さえて、分析評価を行い、意義を強調して、実行要求と注意事項を提出します。

転送通知を書くときは、以下の点にも注意しなければならない。（1）このような通知本文の後に「添付ファイル」の説明を付ける必要はない。

（2）行政公文書に転送された転送された公文書には、書名番号が添付されていません。

（3）タイトルについて「関連する」、「通知の通知」などの前置きがないように、「回付」、「転送」の前の前置詞「関連」を省略してもいいし、別の要約を作成してもいいです。転送されたファイル名が現れないように、その文号だけを表記してください。