仕事中の電話応対のいくつかの処理技術

　　1、随時記録する

紙と鉛筆を手元に置いて、いつでもあなたが聞いた情報をメモしてください。もし準備ができていないなら、相手に繰り返しをお願いしなければならないと、相手が上の空になり、話を聞いていないと感じてしまいます。

　　2、名乗りを上げる

電話を取ったら自分のフルネームをはっきり言うべきです。時には自分の所属先の名前を言う必要があります。同じように、相手が名前を言うと、相手の名前をどんどん呼んでいいです。

　　3、本題に入る

あなたになります電話に出る「ふふはは」と時間を延ばすのではなく、すぐに反応します。いい前置きかもしれません。「何をしてほしいですか？」相手が時間を遅らせるつもりだと感じたら、「あいにくです。会議に参加していますので、5分後に会場に行かなければなりません。」このように言うと、あなたたちが必要でないことを話したり、ビジネス会話の進展を加速させたりするのを防ぐことができます。

　　4、他人に電話をかけない

自分が出た電話はできるだけ自分で処理して、やむをえない状況で他の人に転送することができます。その時は、相手に原因を説明し、許してもらうべきです。例えば、ブラウンさんはこの件を処理しますので、彼と電話してもらえますか？例えば、「この件については、すぐに人を派遣して連絡させます。」

　　5、電話を避ける中止時間長すぎる

あなたがいるなら電話に出る電話を中止して資料を調べなければならないので、迅速に行動すべきです。もう少し待ってくださいますか？それとも後で電話しますか？

相手を待たせたら、待ち受けボタンを押してもいいです。あなたの電話に待機ボタンがないなら、受話器をそっとテーブルの上に置いてください。資料を見る時間があなたの予想した時間を超えたら、電話を取って相手にあなたの進捗を説明してもいいです。ジョンさん、もう探し終わったので、もう少し待ってください。調べ終わったら、もう一度電話を取ったら、「すみません、お待たせしました」と言って、相手の注意を引きます。

電話に出る人にとっては、資料を調べて、丁寧に少々お待ちください。これは相手を納得させることができます。あなたが通話中に電話を入れる人がいれば、適当な言葉を選んで電話をかけてくれる人を待ってください。もう一つの電話を取って、「少々お待ちくださいませんか？電話に出ています。」電話をかけてきた人がちょっとしたことがあれば、すぐに断って、すぐに最初の電話に移ることができます。この人もあなたが忙しくて、あなたたちの議論を加速させることを意識します。