WORDで文書管理を行う彫刻小技

アマチュアの作者として、毎日のように新しい文章を作ったり、既存の文章を修正したりしています。

これらの文書をより便利に管理する方法が問題になります。

コンピュータで文章を書き始めるたびに、まずスケジュール型の画面に入ります。その中にすべてのファイルの状態（パス名、文字数、イラストなど）が表示され、あるパスをクリックすればすぐに対応するファイルが開きます。

文章を修正する時に必要ならば、また簡単にスケジュール画面に戻ります。

それはどんなに便利でしょう。

これはWindowsエクスプローラでは実現が困難であることは明らかである。

他の方法を試してみましたが、あまり理想的ではありません。

インターネットのハイパーリンクの概念を文書管理に導入するに至って、やっと比較的に完全にこの問題を解決しました。

最初に総スケジュール型のインターフェースドキュメントを作成する必要があります。allfiles.docと名付けられました。

以降、ドキュメントを作成するごとに、そのパス名をallfiles.docに登録し、パス名の後にステータス情報を付加します。

そして、Word 97のハイパーリンク機能を利用して、インターフェースドキュメントの登録項目をドキュメント自体に関連付ける。

allfiles.docに文書項目が登録されていると仮定します。「D:私の文章99100は私と一緒にJavaでホームページを作っています。doc[990808]は『パソコン』を送ります。」

登録項目の中の「D:私の文章99100」を選択して、Javaでホームページを作ります。doc」を実行して、「挿入-ハイパーリンク」コマンドを実行して、ダイアログで「ブラウズ」ボタンでリンク先のドキュメントを指定します。

目的の文書を速やかに見つけるために、ダイアログのリストエリアの右上に「√」のある「コマンドと設定」ボタンをクリックして「並べ替え」コマンドを実行します。状況に応じて並べ替え条件を設定すれば、目的のドキュメントが見つかりやすくなります。これをダブルクリックして関連付けを作成します。

このダイアログには、「ハイパーリンクに対する相対パスの使用」チェック項目があります。標準設定は有効です。ドキュメントを別の管理ファイルにコピーするときは、リンク関係を保持するためには、それを禁止する必要があります。

こうしてallfiles.docの登録項目はハイパーリンクになり、クリックすれば対応する文書が開き、Word 97の作業ウィンドウにも自動的にWebツールバーが現れ、Webツールバーの左向き矢印をクリックしてallfiles.doc文書に戻ることができます。

今後、新しい文書はこのような方法でallfiles.docに登録してリンクを作ります。簡単に文書管理ができます。

多くの文書が登録されているなら、一つ一つの作業量はかなり大きいです。

登録の過程を簡単にするために、二つのソフトを借りることができます。

一つはPACT ShellXです。

インストール後、Windowsの右ボタンメニューに「Copy Path to Clipboard」コマンドが追加され、選択されたファイルのフルパスをクリップボードにコピーすることができます。

こうしてallfiles.docにドキュメント項目を登録するのは簡単です。

しかし、複数のファイルを同時に選択した後のパスコピーはサポートされていませんので、ドキュメントの数が多い場合は、一つ一つ登録するのが面倒です。

他の共有ソフトウェアTargettsは、この不足を補うために、「リソースマネージャ」と「マイコンピュータ」の中で複数のファイルを選択して右クリックメニューの「Target/filename(s)to Clip board」コマンドをインストールして、選択したすべてのドキュメントのパスをクリップボードにコピーすることができます。

これで複数の文書を同時に登録する作業も簡単になります。

主にパソコンで文書を編集する友達に対して、allfiles.doc文書のショートカットを「起動」グループに置くこともできます。

このように、システムが起動すると、Word 97を呼び出して、このallfiles.doc文書を開いて、すべての関連文書の情報が目の前に表示されます。

そこで、以前の管理文書の構想はこのように実現されました。